Il faut être productif pour faire les choses correctement et à temps. Alors, comment savoir quelles tâches sont essentielles et lesquelles peuvent attendre? La réponse se trouve dans la matrice de priorisation, également connue sous le nom de matrice d’Eisenhower.

La matrice a pris son nom après Dwight David Eisenhower.

Eisenhower était un général de l’armée américaine et le 34e président des États-Unis de 1953 à 1961. En tant que général cinq étoiles et commandant suprême de l’armée américaine, il a rédigé la stratégie pour une invasion alliée de l’Europe.

Eisenhower devait prendre des décisions difficiles à chaque fois sur les tâches à prioriser parmi celles auxquelles il devait se concentrer quotidiennement. Alors, il est venu avec la célèbre matrice Eisenhower, ou la matrice de priorisation.

Quelle est la matrice de priorisation?

La matrice de priorisation est un outil pour évaluer vos tâches en fonction de l’urgence. Il vous aide à connaître les activités critiques et les tâches que vous devez contourner et peut être utile dans la gestion de projet, les petites entreprises ou les tâches personnelles.

Eisenhower a dit à propos de la matrice:

«La plupart des tâches urgentes ne sont pas importantes et la plupart des tâches importantes ne sont pas urgentes.»

Cette citation est devenue la maxime d’Eisenhower dans la gestion de son temps.

Il y a quatre quadrants dans la matrice de priorisation, qui aident à comparer les choix de ce qu’il faut faire en premier et en dernier, vous permettant de prioriser les projets et de créer un plan stratégique.

Modèle de matrice Eisenhower

Les quadrants sont:

  • Faire
  • Programme
  • Déléguer
  • Éliminer

Faire

Do est le premier quadrant de la matrice de priorisation, et il intègre des activités importantes. Autrement dit, ces tâches que vous devez effectuer de toute urgence – crises, délais et problèmes qui nécessitent votre attention urgente et qui sont très pertinents pour votre mission de vie.

Comment savez-vous quelle tâche relève de ce quadrant?

Commencez par analyser vos priorités, puis déterminez si elles correspondent aux critères «faites-le maintenant». Si la tâche est réalisable en un jour, ou sous 24 à 48 heures, c’est urgent.

Une autre approche que vous pouvez adopter pour hiérarchiser les tâches de cette catégorie est d’adopter le principe «manger la grenouille» de Mark Twain. Ce principe vous recommande de faire les activités les plus urgentes dès votre réveil.

Voici un exemple pratique.

Supposons que vous deviez rédiger une stratégie de contenu et soumettre un rapport à votre responsable. Nous sommes samedi et la date limite de soumission est le lundi. Peut-on dire que l’activité est urgente? Absolument!

Programme

Le deuxième quadrant de la matrice de priorisation est le calendrier. La matrice de hiérarchisation classe les tâches de cette catégorie comme importantes mais pas aussi urgentes.

Ce sont des objectifs et des tâches à long terme sans échéance immédiate. Ces tâches pourraient inclure la méditation, la journalisation, les études, le temps en famille et l’exercice.

Vous pouvez planifier des activités dans ce quadrant pour une autre période. Par exemple, vous devriez faire de l’exercice pour être en bonne santé, mais vous pouvez prévoir du temps pour le faire.

Planifiez ces activités de manière à ce qu’elles ne soient pas transférées dans le quadrant «À faire» ou «Urgent». Assurez-vous de disposer de suffisamment de temps pour les exécuter.

Déléguer

Le troisième quadrant de la matrice de priorisation est Délégué.

Ces tâches ne sont pas importantes pour vous mais sont assez urgentes pour les autres. C’est là que le travail d’équipe entre en jeu.

Vous pouvez techniquement effectuer des tâches dans cette catégorie, mais il est logique de les déléguer. Déléguer des tâches vous permettra de disposer de plus de temps pour poursuivre des activités dans vos deux premiers quadrants.

Vous devez également surveiller les tâches que vous avez déléguées. Cela ne représentera qu’une pure perte de temps si vous ne disposez pas d’un système de suivi des tâches déléguées.

Éliminer

Le dernier quadrant met en évidence vos tueurs de productivité. Ce sont des tâches qui ne sont pas importantes pour vos objectifs et qui ne sont pas urgentes. La seule façon d’augmenter votre productivité est de les éliminer.

Certains exemples vérifient constamment votre téléphone, regardent des films ou jouent à des jeux vidéo.

Il peut également s’agir de mauvaises habitudes que vous devez identifier et supprimer de votre emploi du temps quotidien et hebdomadaire.

Les personnes qui réussissent ont appris à établir des priorités et à s’en tenir à ce qui est important. Ils ont appris à trouver une meilleure personne pour une tâche ou à éliminer des tâches moins importantes.

Considérons deux personnalités inspirantes qui ont conçu leur système de hiérarchisation.

Warren Buffet a développé un modèle de hiérarchisation à deux listes pour déterminer quelle tâche mérite sa meilleure attention. L’essentiel est de contourner les choses qui sont importantes et utiles, mais qui ne sont pas au sommet des priorités.

Mark Ford, conseiller en affaires, marketeur, millionnaire autodidacte et auteur a conçu sa stratégie:

«Commencez à travailler sur la priorité la plus cruciale, prenez une pause, travaillez sur la deuxième tâche la plus importante, faites une pause, puis triez les activités les moins importantes et les tâches qu’il a reçues d’autres personnes dans l’après-midi.»

Comment utiliser la matrice de priorisation

L’utilisation de la matrice de priorisation peut être délicate si vous êtes novice, mais en suivant quelques étapes simples, vous pouvez apprendre à l’utiliser de la meilleure façon possible.

1. Énumérez et classez vos priorités

Mettez en évidence toutes les tâches que vous devez effectuer en une journée. Ensuite, classez-les avec des critères pondérés basé sur l’urgence et l’importance.

Identifiez toute activité nécessitant une action rapide. Je fais référence à une tâche que si vous n’accomplissez pas ce jour-là, cela pourrait avoir de graves conséquences. Par exemple, si vous ne soumettez pas votre stratégie de contenu, les autres rédacteurs de contenu ne peuvent pas travailler. Cela signifie que vous devez vérifier les dépendances hautement prioritaires.

2. Définissez la valeur

L’étape suivante consiste à examiner l’importance et à évaluer lesquels d’entre eux ont le plus d’impact sur votre entreprise ou organisation. En règle générale, vous pouvez vérifier quelles tâches ont la priorité sur les autres. Par exemple, vous devez répondre aux exigences du client avant de vous occuper de tout travail interne.

Vous pouvez également estimer la valeur en examinant l’impact de la tâche sur les personnes et les clients de l’organisation. En un mot, plus une tâche a un impact sur les personnes ou l’organisation, plus la priorité est élevée.

3. Réalisez la tâche la plus difficile

La procrastination n’est pas un symptôme de paresse, mais l’évitement l’est. La vérité est que vous éviterez généralement les tâches que vous ne voulez pas faire. L’ancien PDG de Goldman Sachs, Lloyd Blankfein, a dit un jour qu’il se débarrasserait de la tâche la plus redoutée dès son arrivée au bureau.

Brian Tracy a appelé ces tâches les grenouilles dont vous avez besoin pour manger. Cela éliminera la peur tenace, qui met la pression sur vous lorsque vous reportez les tâches nécessaires. C’est là que la matrice de priorisation peut aider; mangez les grenouilles «Do» immédiatement.

Si vous avez besoin d’aide pour surmonter la procrastination, consultez cet article.

4. Sachez ce qui est important pour vous

Tant que vous êtes dans ce cosmos, vous rencontrerez toujours des choix différents qui peuvent être contradictoires avec vos objectifs. Par exemple, une promotion fantastique qui nécessite des voyages excessifs vous isolera des relations importantes. Si vous n’êtes pas conscient des priorités, vous pouvez l’accepter, même si votre famille est votre priorité.

Par conséquent, il est logique d’identifier ce qui est important pour vous et de vous préparer à ne pas compromettre ces choses importantes pour un plaisir ou un gain immédiat.

Yogi Berra l’a légendé de cette façon:

«Si vous ne connaissez pas votre destination, vous pourriez vous retrouver ailleurs.»

5. Établissez un temps de non-travail régulier

La PDG de YouTube, Susan Wojcicki, a établi une règle de ne pas consulter ses e-mails entre 18 h et 21 h. Selon un rapport de CNN Business, elle a été la première femme à demander un congé de maternité lorsque Google vient de démarrer. Elle donne la priorité à l’heure du dîner avec sa famille bien qu’elle soit la PDG de YouTube.

Est-il possible de réduire le temps pour nos relations et nos intérêts en dehors du travail?

Bien sûr, et c’est pourquoi vous devez définir votre temps «sans travail». Cette approche vous permettra de renouveler vos niveaux d’énergie pour la prochaine tâche. De plus, vous serez dans la meilleure position pour introspecter car vous n’êtes pas dans votre zone de travail habituelle.

6. Sachez quand vous arrêter

Vous pouvez parfois tout réaliser sur votre liste. Après avoir hiérarchisé votre charge de travail et évalué vos estimations, supprimez les tâches restantes de votre liste de priorités et concentrez-vous sur vos tâches les plus urgentes et les plus importantes.

Conclusion

Il ne suffit pas de réussir au travail. Assurez-vous de prendre du temps pour votre famille et une relation importante dans votre vie.

Commencer et trouver du temps peut être difficile, mais avec un peu de pratique en utilisant la matrice de priorisation, vous constaterez que vous êtes plus productif et mieux en mesure de partager votre temps entre les choses qui sont importantes pour vous.

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Crédit photo en vedette: William Iven via unsplash.com

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