Le 6 août 1991, le monde a changé pour toujours lorsque l’Internet est devenu accessible au public. Moins de 30 ans plus tard, nos vies ont été irrévocablement transformées. Nous pouvons désormais apprendre, explorer et communiquer 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, ce qui est à la fois incroyable et, comme nous le savons tous, dangereux pour notre productivité. C’est pourquoi la question « Qu’est-ce que la planification par blocs? » est devenu important.

Pour être clair, Internet n’est pas la seule distraction de la vie, et si la productivité est devenue un énorme mot à la mode ces dernières années, c’est simplement une mesure du progrès: faites-vous ce qui compte le plus? Vous vous déplacez activement vers vos objectifs?

L’auteur Neil Pasricha écrit dans Harvard Business Review:

«Alors que notre monde devient de plus en plus occupé et que nos téléphones deviennent plus sifflants, la ressource la plus rare pour nous tous devient l’attention et la production créative. Et si vous ne prenez pas le temps de mettre quelque chose de nouveau et de beau dans le monde, alors votre valeur diminue rapidement. »

La plupart des entrepreneurs sont profondément liés à ce sentiment. Pasricha a résolu ses propres problèmes de productivité en instituant des «jours intouchables» qui le protègent des SMS, des appels téléphoniques, des réunions, des alertes ou des rendez-vous de toute nature. Il dit que ces sessions ciblées lui ont permis de produire son travail le plus créatif et le plus gratifiant.

J’adore l’approche de Pasricha, mais ce n’est pas toujours réaliste pour moi. En tant que fondateur et PDG de JotForm, je dois peser sur une variété de décisions quotidiennes, de l’embauche aux feuilles de route des produits en passant par la planification financière. Je soupçonne que d’autres fondateurs ressentent la même chose. Pourtant, je crois en la puissance du travail ciblé, c’est aussi pourquoi je recommande la planification par blocs.

Qu’est-ce que la planification des blocs?

Les entrepreneurs affichent souvent leur multitâche comme un insigne d’honneur. Après tout, démarrer une entreprise est un bras de fer entre des priorités concurrentes.

Cependant, si le multitâche peut sembler efficace, les recherches montrent que le passage d’une tâche à une autre peut réduire la productivité jusqu’à 40%. Le changement de tâche laisse ce que le Dr Sophie Leroy appelle un «résidu d’attention», ce qui signifie que nous pensons toujours à une activité précédente pendant que nous commençons la suivante.

Voici où la planification de bloc peut briller. Qu’est-ce que la planification de bloc, exactement?

Nous nous familiarisons généralement avec le concept de planification par blocs au lycée. Vous avez probablement reçu un horaire avec un certain nombre de cours par jour, tous bloqués en fonction de l’heure des cours, chaque année scolaire. Il s’agit de la planification de bloc de base.

Également appelée blocage de temps, la planification par blocs est la pratique d’allouer de grandes tranches de temps à des tâches associées. Par exemple, vous pouvez désigner les lundis pour les réunions et les mardis pour la stratégie. Les enseignants utilisent souvent la planification par blocs lors de la création de plans de cours. Il existe de nombreuses approches différentes, auxquelles nous reviendrons sous peu.

Tout d’abord, voici pourquoi c’est important. Les affaires consistent essentiellement à résoudre des problèmes. Créer des stratégies, écrire du code, développer des produits et toutes les myriades d’activités auxquelles les entrepreneurs s’attaquent en se concentrant sur la demande et en minimisant les distractions. Ce sont également des tâches intrinsèquement humaines qui ne seront pas facilement remplacées par l’IA, ce qui signifie que votre entreprise dépend de votre capacité à aller plus loin.

Cal Newport, auteur de Travail en profondeur: les règles du succès dans un monde distrait, a déclaré dans une interview en 2017:

«La concentration est désormais la pierre angulaire de cette économie.»

Les entrepreneurs utilisent leur esprit pour lancer des idées et créer de la valeur, de sorte que la capacité de concentration est «presque comme une superpuissance».

La planification par blocs peut également vous aider à produire un travail de meilleure qualité en moins de temps. La loi de Parkinson soutient que «le travail se développe de manière à occuper le temps disponible pour son achèvement», c’est pourquoi la fixation de délais peut dégonfler une tâche en ballon.

Comment utiliser le blocage du temps pour augmenter la productivité

Nous avons tous des rythmes et des responsabilités différents. La personnalisation est la clé du succès du blocage du temps, et elle nécessitera quelques essais et erreurs. Voici comment commencer.

Qu'est-ce que le blocage du temps?

1. Évaluez votre calendrier

Évaluer votre emploi du temps actuel peut être étonnamment difficile car peu d’entre nous peuvent estimer avec précision le temps nécessaire à une tâche. Si cela vous semble plus facile, suivez la façon dont vous passez réellement votre temps pendant une semaine complète. Notez chaque activité, même 10 minutes de courrier électronique et 15 minutes de défilement des médias sociaux entre les réunions.

Une fois que vous saurez comment vous passez votre temps, il sera plus facile de savoir quoi garder et quoi jeter lorsque vous commencerez à créer votre nouvel emploi du temps.

2. Recherchez des modèles

Après avoir documenté une semaine complète, regroupez les tâches en catégories. Par exemple, vous pouvez inclure les catégories suivantes:

  • Administratif
  • Rencontres
  • Travail créatif
  • E-mail
  • Temps personnel.

Vous pouvez également étiqueter les tâches en fonction de ce que vous ressentez en les exécutant ou de la façon dont elles influencent votre niveau d’énergie sur une échelle de 1 à 10. Faites tout ce qui a du sens pour vous.

3. Organisez vos blocs horaires

Expérimentez avec différents modèles de planification de bloc. Par exemple, un matin peut ressembler à ceci:

  • 8h-9h: répondre aux e-mails
  • 9h-10h: Rédaction d’une proposition marketing
  • 10h-11h: Réfléchir et planifier le projet du client A
  • 11h-12h: Rencontre avec le client A pour discuter des idées

Cependant, vous constaterez peut-être que vous êtes plus créatif immédiatement après votre réveil. Dans ce cas, vous voudrez déplacer le «brainstorming et la planification» vers un emplacement antérieur. S’il est préférable de répondre aux e-mails lorsque vous vous sentez un peu léthargique après le déjeuner, mettez-le là.

Lisez vos émotions et vos capacités tout au long de la journée pour découvrir ce qui fonctionnera le mieux pour vous.

En fin de compte, l’objectif est d’éviter de changer de vitesse mentale tout au long de la journée, de la semaine et peut-être même du mois. Je me rends compte que ce n’est pas facile, en particulier pour les entrepreneurs, mais cela peut être extrêmement précieux.

Passer une journée entière sur des projets que vous n’aimez pas, tels que le travail administratif ou les réunions, peut sembler intimidant, mais les bloquer en une seule journée peut rendre le reste de votre semaine infiniment plus productif et plus agréable. Vous êtes libre de relever tous les défis entrepreneuriaux qui font couler votre sang.

4. Créer des thèmes de jour

Si vous êtes quelqu’un qui doit se concentrer sur beaucoup de choses au cours d’une seule journée ou d’une seule semaine, vous trouverez peut-être plus avantageux de créer des thèmes pour chaque jour au lieu de bloquer votre journée en tâches individuelles. Par exemple, vous pouvez définir les lundis comme jours de brainstorming / planification, les mardis comme jours administratifs, etc.

Si vous empruntez cette voie, je suggère de toujours planifier au moins une journée en famille. Cela vous permettra de prendre du temps pour les personnes importantes de votre vie et de donner à votre cerveau le temps de se reposer.

Avantages de la planification par blocs

Une fois que vous avez répondu « Qu’est-ce que la planification des blocs? » et sachez l’utiliser correctement, vous constaterez que vous bénéficiez de nombreux avantages. En voici quelques-uns.

Procrastination de bataille

Si votre emploi du temps est défini et que vous savez que vous n’avez qu’une heure pour accomplir une tâche particulière, il sera beaucoup plus facile d’éviter de tergiverser.

Pour en savoir plus sur la façon d’arrêter de procrastiner, consultez cet article.

Créer des estimations de temps réalistes

Une fois que vous avez travaillé avec le blocage de temps pendant un certain temps, vous apprendrez quelles activités prennent le plus ou le moins de temps. Vous devrez peut-être ajuster votre horaire au cours du premier mois environ pour bien faire les choses, mais soyez patient. Vous continuerez à apprendre à estimer de manière réaliste le temps que prendra une tâche particulière.

Développer plus de concentration et d’attention

Lorsque votre emploi du temps ne laisse pas beaucoup de place pour faire défiler les médias sociaux ou discuter avec des collègues, vous constaterez que votre cerveau est plus dévoué à prêter attention à la tâche à accomplir. Vous répondrez aux limites que vous vous fixez et vous vous concentrerez pour faire avancer les choses.

Dernières pensées

La plupart des fondateurs ont soif de liberté. Pourtant, les horaires scolaires, les emplois et les normes sociales nous conditionnent à travailler avec un horaire traditionnel et un état d’esprit réactif. Avant que nous ne le sachions, nous avons recréé un calendrier de travail qui remonte au 19ème siècle, même dans nos propres entreprises. La planification par blocs n’est pas seulement un outil pour maximiser la productivité; c’est une façon de récupérer votre temps.

Au cours de mes 14 années chez JotForm, j’ai réalisé que la croissance de l’entreprise signifie faire plus de ce qui a le plus grand impact. Je ne réussis pas toujours, mais j’essaie de concentrer mon temps et mon énergie là où ça compte, et je sais que l’occupation n’est pas synonyme de productivité.

Si vous ressentez la même chose, essayez de bloquer le temps. Partagez vos expériences de planification avec vos collègues et membres de votre famille afin qu’ils comprennent les changements et puissent vous aider.

Enfin, ne vous inquiétez pas de bien faire les choses immédiatement. Vous devrez peut-être passer sous le capot de votre calendrier et bricoler un peu. Trouvez ce qui fonctionne pour vous, puis protégez votre nouvel horaire à tout prix.

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Crédit photo en vedette: William Iven via unsplash.com