Beaucoup de gens sont obsédés par le multitâche. Il n’est pas rare de voir des gens passer de leur smartphone à leur ordinateur portable puis à leur iPad et revenir à leur smartphone en pensant qu’ils en font plus en moins de temps. Mais le multitâche est un mythe. Au lieu d’être multitâches, les gens sautent simplement d’une tâche à l’autre et, ce faisant, tuent leur productivité.
Pour arrêter le multitâche et commencer à faire avancer les choses, vous devez apprendre les techniques de regroupement des tâches.
Qu’est-ce que le traitement par lots ?
Le traitement par lots est un terme utilisé pour les ordinateurs. Les premiers ordinateurs n’étaient capables d’exécuter qu’une seule tâche à la fois. Les progrès de la technologie signifiaient que les ordinateurs pouvaient exécuter plusieurs tâches planifiées à des moments qui avaient le plus de sens.
Le traitement par lots est une approche très réaliste pour augmenter la productivité. Il maximise la concentration et réduit les distractions en regroupant des tâches similaires nécessitant des ressources similaires.
Avant de commencer à regrouper vos tâches…
Le revers de la médaille de toutes les choses incroyables que la technologie nous a apportées au cours des dernières décennies est le grand nombre de choses qui peuvent nous distraire de la réalisation de nos tâches et de nos objectifs. En moyenne, nous avons des interruptions toutes les huit minutes. Désactivez le mode silencieux sur votre téléphone et vous serez bientôt inondé de bips et de sifflets. Et si les notifications des médias sociaux, les e-mails et les appels téléphoniques ne vous parviennent pas, le sans rendez-vous le fera.
Pensez simplement au nombre de fois où vous avez entendu « Avez-vous cinq minutes à perdre ? » ou « Puis-je obtenir votre aide pour quelque chose? » La plupart des gens ne veulent pas vous interrompre, mais c’est inévitablement ce qui se passe. Après tout, à quand remonte la dernière fois que vous vous êtes retrouvé à ne rien faire au bureau ?
Il y a toujours quelque chose dans notre assiette qui requiert notre attention. Beaucoup de gens apprécient les interruptions car cela leur donne l’illusion d’être plus productifs.
Cependant, rien ne pourrait être plus éloigné de la vérité. Selon une étude,
« Il faut en moyenne 23 minutes et 15 secondes pour revenir à la tâche. »
C’est un véritable tueur de productivité. Au lieu de cela, ce que les gens doivent faire, c’est se concentrer sur une seule tâche et l’accomplir.
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Pour nous assurer que nous pouvons tirer pleinement parti des techniques de traitement par lots, nous devons d’abord limiter nos distractions :
- Activer le mode avion – Le mode avion supprime les notifications gênantes sur nos téléphones et applications pour les utilisateurs d’ordinateurs. Ils bloquent l’accès aux sites Web pendant une certaine durée.
- Utilise un calendrier – Les espaces ouverts se rempliront bientôt si vous ne faites pas attention, il est donc essentiel que vous réserviez du temps avec vous-même pour vous concentrer sur les tâches auxquelles vous devez vous rendre. Réservez quelques créneaux horaires pour éviter les interruptions et vous serez prêt à basculer.
Voici d’autres façons de vous aider à vous débarrasser des distractions et à rester concentré.
Maintenant que nous avons du temps pour nous concentrer sur ce que nous devons faire, examinons les différentes techniques de traitement par lots que vous pouvez utiliser.
7 techniques de regroupement de tâches
En ce qui concerne le traitement par lots, il n’y a pas qu’une seule approche que vous pouvez adopter :
1. Technique Pomodoro
Beaucoup de gens considèrent la technique Pomodoro comme le Saint Graal du travail par lots. Développé dans les années 80 par Francesco Cirillo, c’est un processus où les gens décomposent leur temps en courts incréments de blocs de 25 minutes tout au long de la journée avec des pauses périodiques.
Chaque bloc de 25 minutes est appelé « pomodoro ». Ces courtes augmentations de concentration préviennent la fatigue mentale et permettent aux gens d’accomplir leurs tâches plus rapidement.
Après chaque pomodoro, faites une courte pause de cinq minutes pour vous rafraîchir le corps et les yeux. Après quatre pomodoros, faites une pause prolongée de 15 à 30 minutes.
2. Technique d’écoulement
Pas aussi connue que la technique Pomodoro, la technique Flowtime est l’idée originale de Zoe Read-Bivens qui l’a inventée car elle a trouvé que les pomodoros interrompaient trop souvent son flux.
La clé de l’utilisation de la technique Flowtime est la création d’une feuille de temps qui vous permettra de gérer vos activités quotidiennes. Cela peut se faire sur votre iPad ou à la main, chacun a ses avantages.
Le faire numériquement vous permet de déplacer facilement les choses et de suivre les heures supplémentaires. Cependant, je préfère aller à la vieille école et écrire des choses. Le simple fait d’écrire des choses augmente vos chances de les faire de 42% selon le Dr Gail Matthews, professeur de psychologie à l’Université dominicaine de Californie.
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Sur votre feuille de temps, vous voudrez inclure les en-têtes de colonne suivants :
- Nom de la tâche
- Heure de début
- Heure de fin
- Interruptions
- Temps de travail
- Pause
Au fil du temps, cela vous permettra de développer un flux qui vous convient le mieux.
Lorsque vous choisissez une tâche, n’en faites pas une déclaration trop générale. Au lieu de cela, concentrez-vous sur une tâche particulière qui est facile à faire. À bien des égards, vous découpez et découpez vos tâches en morceaux plus gérables.
Il n’y a qu’une seule règle à respecter lorsque vous travaillez sur votre tâche : absolument pas de multitâche.
Travaillez sur les tâches que vous avez choisies jusqu’à ce que vous ayez besoin d’une pause. Ne laissez pas votre horloge déterminer le temps que vous souhaitez consacrer à une tâche.
Au lieu de cela, travaillez jusqu’à ce que vous sentiez la fatigue s’installer ou que le jus créatif ne coule pas. La clé est de continuer à travailler si vous vous trouvez dans un sillon.
La plus longue période de temps pendant laquelle vous devriez travailler sur une seule tâche est d’environ 90 minutes. Après ce laps de temps, vous obtiendrez des rendements décroissants.
Ce sera bien mieux de prendre une pause bien méritée à ce moment-là. Votre corps et votre esprit vous remercieront.
Assurez-vous d’enregistrer le temps que vous avez consacré à votre tâche et la durée de votre pause.
Assurez-vous également d’enregistrer les distractions au fur et à mesure qu’elles se produisent. C’est un exercice plutôt révélateur.
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La plupart des gens n’ont aucune idée de qui ou de quoi ronge leur temps. « Je ne sais pas où est passé le temps » est une chose courante que vous entendrez dire. Cela vous montrera où se trouvent vos fissures et vous permettra de créer des stratégies ou des solutions pour éviter qu’elles ne vous affectent régulièrement.
3. Matrice d’Eisenhower
Ce système pratique a été rendu célèbre dans The Seven Habits of Highly Effective People de Steven Covey, bien qu’il ne l’ait pas mentionné comme tel.
L’objectif est de créer une grille deux par deux qui se divise en quatre quadrants : urgent, pas urgent, important et pas important, comme vous pouvez le voir sur la photo ci-dessous illustrée par ToDoist :
L’essentiel est de refaire cette grille à la fin de chaque journée et certains éléments seront passés d’une section à l’autre en raison des activités de la journée. Comme vous pouvez le voir sur le diagramme, chaque case a une action qui lui est assignée.
- Urgent et important : faites-le
- Important et non urgent : Planifiez-le
- Urgent et pas important : déléguez-le
- Pas urgent et pas important : supprimez-le
Beaucoup l’utilisent pour la planification à long terme en combinaison avec des pomodoros pour le travail quotidien.
4. GDT
Getting Things Done (autrement connu sous le nom de GTD) a été développé par l’expert en gestion du temps David Allen. Par rapport à d’autres travaux par lots, il se concentre sur la planification plutôt que sur l’action.
Pour gagner du temps, je vous encourage à regarder cette vidéo sur la méthode GTD car elle résume très bien.
5. Ludification
Le travail pour beaucoup peut être fastidieux. La routine quotidienne fait des ravages, c’est pourquoi la gamification des tâches à accomplir peut être un moyen efficace de réduire la monotonie des tâches répétitives.
L’application Forest est une application de productivité visuelle qui montre la croissance de l’arbre numérique. C’est simple : une fois que vous avez planté un arbre, la minuterie démarre (et peut être réglée entre dix minutes et deux heures).
Tant que vous restez hors de votre écran, que ce soit votre smartphone ou votre ordinateur portable, l’arbre finira de pousser et sera ajouté à votre écran pour aujourd’hui. Sinon, l’arbre se dessèche et meurt.
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Cela peut sembler plutôt idiot, mais c’est étonnamment efficace pour amener les gens à se concentrer, car voir vos arbres pousser vous donne une représentation visuelle de vos progrès chaque jour.
Qui a dit qu’on ne pouvait pas s’amuser au travail ?
6. 52/17
Créé par Julia Gifford, passionnée de technologie née au Canada, le concept 52/17 consiste à décomposer chaque heure de la journée de travail en 52 minutes de travail ciblé et 17 minutes de pause.
Vous pouvez utiliser cette minuterie pour vous aider :
7. Journées thématiques
Une autre façon d’aborder le travail par lots consiste simplement à thématiser vos journées. Joel Osteen, l’évangéliste chrétien, consacre chaque jour une tâche différente.
Le mercredi, il réfléchit, lit et écoute des programmes audio pour se préparer à son sermon du dimanche. Jeudi, il rédige son sermon mot pour mot. Le vendredi est consacré à la mémorisation et le samedi est sa journée de performance vestimentaire.
La plupart des gens, cependant, ne peuvent pas profiter de cette approche parce qu’ils sont des employés. Mais pour les influenceurs ou les PDG, cela peut révolutionner votre façon de travailler.
Dernières pensées
Il y a une quête sans fin pour les PDG, les gestionnaires, les entrepreneurs et les étudiants pour trouver comment augmenter la productivité. C’est exactement ce que font les techniques de traitement par lots des tâches. La seule question est de savoir quelle technique vous convient le mieux.
Crédit photo en vedette : Jonathan Francisca via unsplash.com
