Comment décomposer un grand projet en tâche gérable

Si vous travaillez sur un projet de grande envergure, l’ampleur des différentes tâches que vous êtes censé accomplir à temps peut vous faire sentir dépassé. Ce sentiment vous empêche d’avancer car il nuit à votre moral et rend votre projet impossible à mener à bien. Lorsque vous commencez à penser qu’un projet est impossible à réaliser, vous commencerez à tergiverser…

Avez-vous pensé à décomposer les grandes affectations en tâches gérables ?

Semblable à la consommation d’un gros repas par petites bouchées à la fois, vous pouvez travailler sur n’importe quelle tâche, quelle que soit sa complexité ou sa durée, tant que vous les décomposez. Une fois que vous avez fait cela, vous pouvez facilement aborder ces pièces. Au lieu de vous concentrer sur l’ensemble du projet, concentrez-vous sur ce que vous pouvez faire maintenant pour progresser.

Apprendre l’art de décomposer un projet améliorera votre productivité et vos performances sur le lieu de travail.

Comment décomposer les grandes affectations

Avant de commencer à penser à décomposer les tâches en composants plus petits, vous devez connaître la définition d’une tâche. Bien que cela puisse sembler une chose évidente, vous ne pouvez pas créer un plan solide si vous ne savez pas ce qu’est une tâche.

Puisque vous aurez besoin de décrire vos tâches, la difficulté réside dans la façon dont vous les divisez. La façon dont vous découpez un projet en plusieurs tâches est déterminée par la durée que vous souhaitez qu’elles prennent.

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Par exemple, vous pouvez définir « Rédiger un e-mail » comme une tâche. Cependant, vous pouvez le réduire davantage en plusieurs étapes telles que « Écrire un e-mail à George concernant les délais du projet ».

« Écrire un e-mail » ne suffit pas pour être une tâche. D’un autre côté, quelque chose comme « Terminer une présentation » est une tâche importante qui doit être décomposée.

La méthode de rembobinage et de réduction

Si vous avez déjà essayé de décomposer les tâches pour augmenter votre productivité et vos performances, vous avez probablement réalisé qu’il existe de nombreuses méthodes qui vous aideront à apprendre à décomposer les tâches. Bien que la plupart de ces méthodes soient efficaces, elles ne sont pas toutes idéales pour vous.

La méthode Rewind And Reduce est parfaite pour les personnes qui souhaitent augmenter leur productivité et atteindre leurs plus grands objectifs. Cette méthode non seulement décompose systématiquement un projet, mais fixe également des délais réalisables que vous pouvez respecter en toute confiance et de manière cohérente.

Une fois que vous vous serez habitué à ce système, vous ne penserez plus jamais à d’autres façons de répartir les tâches et d’augmenter votre productivité.

Voici un exemple clair qui démontre les avantages de la méthode de rembobinage et de réduction :

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Avant qu’un de nos managers n’essaye la méthode Rewind and Reduce, il lui fallait 8 heures pour terminer une présentation de travail.

Juste une semaine après avoir essayé cette stratégie…

  • Il a terminé la préparation d’une présentation en 2 heures.
  • Son niveau de stress a baissé.
  • Il a pu accomplir plus au travail sans difficulté.

Pour comprendre comment utiliser la méthode Rewind and Reduce, nous devons discuter des étapes respectives que vous devez suivre :

Étape 1. Rembobiner

La première étape de notre technique consiste à rembobiner. Cela implique de commencer par la fin en prenant votre objectif final et en travaillant en arrière. Cet exercice vous aidera à identifier les principales étapes et à terminer votre projet dans les délais.

Chaque projet a un objectif. Cela pourrait générer plus de ventes, améliorer les opérations commerciales, réduire les frais généraux ou augmenter la satisfaction des clients, pour n’en nommer que quelques-uns. Connaître l’objectif de votre projet vous aidera, vous et votre équipe, à rester alignés et à augmenter la productivité.

Dans une étude scientifique, 162 participants ont été invités à effectuer un test de coordination œil-main. Les chercheurs ont découvert qu’il existait un lien entre la spécificité des objectifs et le niveau de performance. Ils ont constaté que les individus qui se fixent des objectifs spécifiques ont tendance à avoir des niveaux de productivité plus élevés.

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L’objectif du projet doit définir les résultats pour vous donner une idée de l’orientation. Fixer des objectifs clairs et travailler en arrière vous aidera à économiser beaucoup de temps et d’énergie à long terme.

Par exemple, disons que je prévois de créer une présentation sur la stratégie globale de l’organisation.

Eh bien, en travaillant à rebours, certaines étapes que j’identifie sont :

  • Connaître mon public
  • Faites un remue-méninges et trouvez un bon sujet
  • Planifier ma présentation
  • Faites des recherches approfondies pour trouver des sources d’information importantes
  • Créer des diapositives de présentation claires
  • Pratiquer la présentation

Étape 2. Réduire

La première étape vous a permis d’identifier les principales étapes sur lesquelles vous devez vous concentrer pour mener à bien votre projet. La deuxième étape est Réduire. Vous devez décomposer chaque étape en actions de la taille d’une bouchée. De la taille d’une bouchée signifie qu’ils se concentrent sur un objectif spécifique et que vous vous attendez à ce qu’ils soient terminés en une heure.

Ensuite, estimez le temps que vous passerez sur chaque tâche. plus la tâche est petite, plus elle est facile et précise à estimer.

Étape 3. Résumez

Enfin, la troisième étape consiste à additionner toutes vos estimations pour chaque jalon pour arriver à un calendrier relativement précis. Pour en revenir à l’exemple actuel, disons que ma date limite est la fin de vendredi et que je ne peux consacrer qu’une heure par jour à y travailler.

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  • Planifier ma présentation et trouver un angle de présentation approprié – 1 heure
  • Recherche approfondie pour trouver des sources d’information importantes – 1 heure
  • Créer des diapositives de présentation claires – 1 heure
  • Pratiquer la présentation – 30 minutes

Temps total estimé – 3,5 heures

Cela signifie que je devrai commencer à travailler sur le projet mardi (au plus tard) pour le terminer d’ici vendredi sans stress. Plutôt facile, non ?

Ce que vous pouvez faire maintenant

Appliquez immédiatement les 3 étapes avec un projet existant en utilisant ce modèle :

La méthode de rembobinage et de réduction

Conclusion

Les grands projets peuvent prendre des semaines, des mois, voire des années. Il n’y a rien de plus frustrant que d’investir beaucoup de temps et d’énergie dans un projet pour se rendre compte plus tard que vous êtes hors piste. C’est pourquoi vous devez utiliser la méthode Rewind and Reduce pour décomposer un énorme projet en parties plus petites.

Lorsqu’il s’agit de se sentir dépassé par de grands projets, le concept de les décomposer en tâches gérables fonctionne pour tout le monde. Si vous avez tendance à procrastiner, apprendre à décomposer un projet en tâches est très utile.

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Crédit photo en vedette : Kelly Sikkema via unsplash.com