On parle énormément de la transformation digitale en entreprise depuis quelques années. Que vous ayez une petite ou grande société, il semblerait que ce soit la nouvelle norme à respecter afin de devenir concurrentielle sur le marché. En quoi cela consiste-t-il ? Comment la réussir ? Voici quelques bons à savoir sur cette démarche.
Qu’est-ce que la transformation digitale en entreprise ?
Il ne faut pas confondre la transformation digitale en entreprise et la digitalisation d’entreprise. Dans le premier cas, il s’agira de changer vos documents en documents numériques. Alors que dans le second cas, il faudra transformer l’intégralité de l’entreprise en une société digitale, donc qui fonctionne en grande majorité ou à 100% en ligne. Ce qui répond à d’autres enjeux commerciaux, financiers et commerciaux.
En vous servant des logiciels de numérisations et d’acquisitions de documents numériques, vous pouvez facilement réaliser ce genre de démarche. Elle peut s’adapter à n’importe quelle entreprise de n’importe quelle taille, de n’importe quel secteur d’activité.
La gestion de paperasse classique ne séduit plus grand monde actuellement. C’est beaucoup trop coûteux et plus compliqué. Aussi, la numérisation des fichiers est sur le point de devenir la norme. Cela s’applique aussi bien pour les documents administratifs que pour les Template de dossiers marketing, les dossiers RH, les rapports en tout genre, les PV de réunions, etc. Vous avez le choix entre différents formats : PDF, Word, Excel, etc. Certains sont plus collaboratifs que d’autres, aussi faites attentions quand vous faites votre choix.
Les mesures à prendre pour la digitaliser votre entreprise
Envie de vous lancer dans la transformation digitale en entreprise ? Prenez quelques précautions en amont pour ce faire. Par exemple, vous devez faire le tri entre les documents à conserver et à numériser et ceux dont vous pouvez d’ores et déjà vous débarrasser. Fiez-vous aux dates et aux délais légaux de sauvegarde des archives pour ce faire. Ce ne sera d’ailleurs pas le seul triage des documents que vous devez faire tout au long de la gestion de votre entreprise et des documents. Pour économiser de l’espace de stockage, et gagner quelques précieux Mo, vous devez aussi supprimer certains documents au fur et à mesure que votre société se développe.
Il est certains documents papiers que vous devez conserver malgré la transformation digitale en entreprise. Tel est le cas par exemple du Kbis de votre société ou encore de la déclaration d’ouverture de celle-ci, voire des statuts de l’entreprise, etc. Cela ne peut pas faire de mal d’avoir deux versions : numérique et sur papier, pour les documents importants.
La destruction des archives papier ne se fait pas n’importe comment. Vous devez respecter des normes écologiques et faire appel à une société spécialisée dans le conditionnement, le transport et le recyclage de papier pour ce faire. Ce sera aussi le gage de la sécurité de vos documents et des informations qu’ils contiennent. Faire appel à une société sérieuse et professionnelle vous facilitera la destruction et vous assurera un maximum de quiétude d’esprit notamment s’il s’agit de documents comptables.
Notre conseil : Choisissez votre espace et système de stockage bien avant de procéder à la transformation digitale de vos documents. Ainsi, vos fichiers auront tout de suite une destination. Il vous reste à organiser vos documents en fonction de la date de création, du genre et du nom de l’éditeur, etc. Choisissez un système de classement qui vous mettra à l’aise et qui vous aidera à vous y retrouver par la suite. Cela facilitera l’accès à vos documents sur votre espace de stockage numérique par la suite.
Les avantages d’une transformation en digitale en entreprise
Tout l’enjeu de la transformation digitale en entreprise consiste à vous permettre d’accéder facilement à vos documents et archives. En effet, en numérisant ces derniers et en les conservant à portée de clic sur votre ordinateur, vous évitez les longs déplacements pour en faire usage. Vous gagnerez aussi ainsi en productivité. Les documents en question seront faciles à utiliser et à exploiter pour vous comme pour vos collaborateurs. Ce qui vous aidera à gagner du temps dans la réalisation d’un projet ou d’une prestation.
Il s’agit aussi d’une démarche écologique qui vous évite par la même occasion de trop dépenser en paperasse. La numérisation coûtera moins cher. De même, vous n’aurez pas besoin d’un espace de stockage dédié pour conserver vos documents. Vous triez au volet les papiers à imprimer, ce qui minimise l’impact écologique de la gestion administrative de votre entreprise.
Financièrement, la transformation digitale est plus intéressante. L’acquisition et l’organisation de vos fichiers digitaux seront plus simples. Ce qui vous permettra de minimiser vos charges et donc le prix de vos prestations pour devenir plus visible sur le marché et plus intéressants pour les clients. Le meilleur exemple en la matière reste les banques digitales et leur TAEG plus intéressants à cause d’un frais de souscription à 0 euro. Les documents de ce genre d’établissement sont numérisés, ce qui explique ce fait.
C’est aussi une mesure de mise en sécurité optimale des informations de votre société. Vous pouvez limiter l’accès à vos documents. Il est même possible de mettre un code sur vos espaces de stockage, et ce, même en ligne.
En outre, la transformation digitale en entreprise vous donnera une image plus moderne, donc plus intéressante sur le marché. Comme susmentionnée, cela peut vous aider à améliorer la qualité de vos prestations. C’est une technique pour minimiser les risques de désinformation entre les membres de l’équipe. Ce qui impactera aussi sur votre performance sur le marché.
Comment procéder pour réussir la transformation digitale en entreprise ?
Pour la transformation digitale d’entreprise, tout commence par une numérisation de vos documents. Ce qui vous permettra de mieux les gérer. Vous pouvez compter sur les logiciels en ligne pour ce faire. On vous conseille notamment le format PDF pour assurer la sécurité de vos fichiers et des informations qu’ils contiennent. Avec ce convertisseur JPG en ligne, vous pouvez même convertir les images JPG, PNG, BMP et bien d’autres en format PDF afin de faciliter le stockage.
Vous devez également trouver des espaces ou des techniques de stockage numérique pour l’ensemble de vos documents digitaux. Malgré la digitalisation, vous devez respecter les normes légales de conservation des fichiers administratifs et comptables de votre entreprise, à savoir 5 ans minimum. Ce qui nécessite la mise en place d’une stratégie et d’un programme de stockage efficace et pratique : où vous pouvez ranger simplement vos documents et vous y retrouver facilement.
Les espaces numériques ou Cloud sont les nouvelles tendances. Certains logiciels sont gratuits et vous permettent aussi bien de stocker que de partager des documents avec vos collaborateurs si besoin. Sur certains sites, vous pouvez même réaliser les retouches de vos documents directement sur les plateformes de travail en ligne.
Les accessoires de stockage comme les clés USB ou autres peuvent également faire l’affaire. Ils vous assurent davantage de sécurité à vos fichiers que le stockage papier en cas de vol ou d’incendie. Il suffit d’un minimum d’organisation pour conserver efficacement vos archives. Ce peut être en compressant certains documents pour gagner quelques précieux Mo ou en renommant stratégiquement ces derniers afin de vous aider à vous y retrouver.
