Gagner le jeu de la vie n’est pas toujours facile.

Si vous êtes comme la majorité des gens, vous êtes probablement habitué à avoir du mal à apprendre de nouvelles choses et à maîtriser vos tâches et exigences quotidiennes.

Par exemple, avez-vous régulièrement du mal à suivre vos tâches et projets de travail?

Et qu’en est-il dans votre vie personnelle? Parvenez-vous à vous tenir au courant de vos finances telles que vos déclarations de revenus?

Heureusement, si vous vous sentez actuellement occupé tout le temps et que vous avez du mal à trouver suffisamment de temps pour faire les choses dont vous avez besoin et que vous voulez faire, j’ai une solution pour vous.

Tout dépend de la façon dont vous hiérarchisez vos tâches.

Si vous vous trompez, vous serez toujours victime d’activités; faites cela correctement, et vous deviendrez un maître de la productivité et atteindrez vos objectifs et vos rêves.

Alors, êtes-vous prêt à vous sortir de l’agitation?

Si oui, lisez la suite…

Hiérarchisation des tâches avec la méthode Superstructure

Laisse-moi deviner, tu te demandes probablement quoi exactement est la méthode de la superstructure?

Eh bien, c’est une bonne question, car cette méthode n’est pas quelque chose qui est généralement enseigné à l’école ou au collège. (Bien que je pense que cela devrait certainement l’être.)

En termes simples, la méthode Superstructure est un moyen de quantifier la valeur de chacune de vos tâches – vous permettant de les classer rapidement et facilement dans un ordre d’importance.

J’utilise la méthode de la superstructure depuis de nombreuses années et elle s’est avérée incroyablement efficace et utile dans mon travail et ma vie personnelle. Par exemple, en tant qu’entrepreneur avec une femme et deux enfants, il est essentiel que je gère mon temps pour m’assurer que tout ce qui est lié au travail soit fait, afin que je dispose de suffisamment de temps libre pour profiter de ma famille.

Je me souviens quand j’ai lancé Lifehack en 2005. J’ai créé le site Web pour partager des hacks de productivité pour rendre la vie plus facile. Pour être honnête, au début, j’ai été un peu surpris par l’incroyable succès du site. En quelques années à peine après sa création, il est devenu l’un des sites Web de productivité, de santé et de style de vie les plus lus au monde – avec plus de 12 millions de lecteurs mensuels. Je suis sûr que vous pouvez imaginer la quantité de défis que j’ai personnellement rencontrés en tant que fondateur et PDG d’une entreprise en croissance rapide.

Cependant, là où il y a un défi, il y a une solution!

Dans ce cas particulier, pour m’aider à gérer ma charge de travail débordante, j’ai créé la méthode Superstructure. Non seulement cela m’a aidé à maîtriser mes tâches, mais cela m’a également aidé à réduire mon stress et à remettre de l’ordre dans mon équilibre travail-vie personnelle. Et comme vous le verrez, cela peut faire la même chose pour vous.

Mais avant de plonger dans cela, je veux que vous preniez d’abord le guide gratuit Guide en 4 étapes pour créer plus de temps en dehors d’un horaire chargé afin que je puisse vous expliquer en détail la méthode des superstructures.

Vous avez téléchargé le guide gratuit et prêt?

Voici comment maîtriser votre temps et accomplir ce que vous voulez…

La première chose à savoir est que chaque tâche contient trois composants:

  • Intention: Pourquoi tu fais ça
  • Valeur: Quels avantages cette tâche vous apporte
  • Coût: Ce que vous devez abandonner ou investir pour atteindre la valeur (en ressources, temps passé, etc.)

Pour être en mesure d’identifier les bonnes tâches sur lesquelles se concentrer – et de passer le temps qu’il faut à les réaliser – vous devez savoir comment les évaluer.

C’est là qu’intervient la méthode de la superstructure.

Cette méthode holistique vous aide à mettre vos tâches et actions en perspective. Par exemple, si vous écriviez un livre, vous pourriez utiliser la méthode pour planifier, écrire, éditer, publier et promouvoir votre livre. Pour réussir, vous devez savoir quelles actions entreprendre à chaque étape du processus – en commençant par votre idée initiale et en terminant avec votre livre atteignant le n ° 1 des charts Amazon!

Je suis heureux de dire que la méthode Superstructure est facile à comprendre et à mettre en œuvre. Il vous suffit de suivre quatre étapes simples:

Étape 1: Commencez avec une intention claire

Considérez toutes les tâches que vous avez sous la main et réfléchissez un instant aux raisons pour lesquelles vous devez les faire.

Pour chaque tâche, posez-vous les questions suivantes:

  • Quel avantage vais-je retirer de cette tâche?
  • Cette action m’aidera-t-elle à progresser vers mon objectif ou celui de mon entreprise cette semaine?

Pour vous donner un exemple de la façon de procéder, envisagez une tâche telle que la vérification de vos e-mails professionnels.

C’est une tâche qui vous aidera à vous tenir au courant de ce qui se passe dans votre entreprise, tout en vous permettant de voir et de donner suite aux demandes et aux tâches qui vous sont attribuées. C’est une tâche qui, lorsqu’elle est gérée correctement, profitera à vous et à votre entreprise.

Étape 2: Décidez de la valeur de la tâche

L’étape suivante consiste à trier votre liste de tâches dans l’une des trois catégories. L’endroit où vous choisissez de les placer dépendra de votre objectif.

  • Incontournables: Absolument essentiel pour atteindre l’objectif. Sans cela, le résultat n’a pas de sens.
  • Devrait avoir: Important mais pas critique. Cependant, le laisser de côté peut réduire l’impact du résultat final.
  • Bon à avoir: L’avoir, c’est bien, mais ne pas l’inclure n’aura aucun impact négatif sur votre objectif.

Permettez-moi de donner vie à cela avec un exemple auquel vous pouvez vous rapporter.

Vous devez présenter aux dirigeants de votre entreprise le travail effectué par votre équipe au cours du dernier trimestre.

  • Incontournables: Créez une présentation PowerPoint détaillant les tâches et projets clés que votre équipe a réalisés au cours du dernier trimestre. De plus, trouvez le temps de vous entraîner à parler à travers votre présentation avec vos diapositives.
  • Avoir dû: Commentaires de votre équipe soulignant les étapes importantes et les réalisations du dernier trimestre. Vous pouvez solliciter ces commentaires par e-mail, mais demander des informations plus détaillées via des réunions individuelles.
  • Bon à avoir: Il est temps de réfléchir à la manière dont vous souhaitez présenter à vos réalisateurs et à l’importance que vous souhaitez mettre en avant. Vous voudrez peut-être également passer du temps à discuter avec vos collègues pour obtenir leur contribution à votre présentation.

L’étape suivante consiste à quantifier chacune de ces tâches en quelque chose que vous classez à l’aide de nombres.

Vous pouvez le faire en attribuant une valeur numérique à chacune de vos tâches. Plus le nombre est élevé, plus il est important / urgent / précieux.

Pour rendre cela plus facile à visualiser, nous n’utilisons pas une échelle linéaire comme 1 à 10, à la place, nous utilisons un ensemble de nombres de Fibonacci (1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, etc.) qui créent naturellement un intervalle plus grand entre les nombres.

Ainsi, en utilisant l’exemple ci-dessus, vous pouvez choisir d’organiser les tâches comme suit:

Incontournables

  • Créez une présentation à l’aide de PowerPoint (valeur 13).
  • Passez du temps à pratiquer votre présentation (valeur 8).

Avoir dû

  • Envoyez un e-mail à votre équipe pour lui demander des commentaires sur les tâches, projets et réalisations importants au cours du dernier trimestre (valeur 5).
  • Rencontrez les membres de l’équipe en tête-à-tête si vous avez besoin de plus de détails sur l’un de leurs commentaires (valeur 3).

Bon à avoir

  • Il est temps de réfléchir à la manière dont vous souhaitez présenter le travail de votre équipe à vos directeurs (valeur 2).
  • Il est temps de rencontrer des collègues pour obtenir leur avis sur l’apparence et le son de votre présentation (valeur 1).

Étape 3: Évaluer le coût de la tâche et hiérarchiser

Après avoir examiné la priorité de chaque tâche, l’étape suivante consiste à évaluer le coût de chaque tâche, en particulier leur coût en temps.

Comme je suis sûr que vous pouvez l’imaginer, certaines tâches sont difficiles et nécessitent une concentration extrême ou peut-être même une aide extérieure. La complexité ou la difficulté d’une tâche se reflète dans le temps nécessaire pour l’accomplir.

Pour calculer les coûts en temps, je vous suggère de faire une estimation approximative de la durée de chaque tâche. Cela fonctionne mieux si vous divisez le temps en intervalles d’une demi-heure.

0,5, 1, 1,5, 2, 2,5, 3

Je ne vous recommande pas d’avoir une tâche de plus de 3 heures. En effet, tout temps plus long que cela indique que votre tâche est probablement trop grande et qu’elle gagnerait à être décomposée en morceaux plus petits et plus faciles à gérer.

Maintenant, c’est là que ça devient intéressant…

Une fois que vous connaissez la valeur et les coûts en temps de vos tâches, vous pouvez calculer un score final pour chaque tâche, ce qui vous permettra ensuite de hiérarchiser vos tâches du plus haut au plus bas.

Comment calculez-vous le score final?

Divisez simplement la valeur de la tâche par son coût en temps.

Vous pouvez voir cela en action dans la feuille de calcul ci-dessous:

Étape 4: Planifiez les tâches

En connaissant la priorité de vos tâches et le temps approximatif que chacune d’entre elles prendra pour se terminer, vous avez maintenant les clés pour entreprendre des actions positives et productives.

Et la bonne nouvelle est que c’est vraiment très simple.

Il vous suffit de planifier vos tâches sur un planificateur hebdomadaire – en choisissant quel jour et à quelle heure vous devez vous attaquer à chaque tâche.

Une fois que vous aurez commencé à suivre cette méthode de superstructure, vous surmonterez rapidement tout sentiment d’être dépassé. C’est parce que vous aurez toujours un plan hebdomadaire organisé qui vous permet de maîtriser votre temps et d’atteindre vos objectifs.

Et il y a d’autres bonnes nouvelles…

Après un certain temps à suivre la méthode de la superstructure, vous remarquerez que vous commencez à créer une routine solide pour certaines tâches récurrentes telles que les réunions régulières et la réponse aux e-mails. Et les routines sont un moyen fantastique de vous faire gagner du temps et de l’énergie, car elles vous aident à automatiser vos tâches et vous éloignent des distractions.

Pour en savoir plus sur la puissance des routines, consultez notre article: Votre routine est la clé pour atteindre vos objectifs

Un nouveau vous

Une fois que vous avez adopté la méthode de la superstructure et commencé à prioriser les tâches de votre vie quotidienne, vous verrez de GRANDES récompenses.

Celles-ci incluront un énorme saut dans votre productivité et votre rendement de travail. Vous vous sentirez également moins stressé et dépassé, ce qui vous donnera du temps et de l’énergie pour être plus expressif et créatif.

Imagine seulement…

Le nouveau, vous pourriez faire plus tout en ayant une meilleure santé mentale et physique, et plus de temps libre pour faire les choses que vous aimez.

Ce n’est pas un fantasme. C’est la vie que je mène en ce moment. Et c’est aussi la vie que vous pouvez mener si vous mettez la méthode Superstructure en action.

Si vous n’avez toujours pas le guide gratuit sur la méthode Superstructure, je vous conseille vivement de télécharger et de compléter notre guide gratuit: Guide en 4 étapes pour créer plus de temps en dehors d’un horaire chargé

La seule chose que vous perdrez en appliquant les techniques, c’est votre activité!

En savoir plus sur la priorisation des tâches

Crédit photo en vedette: Paico Oficial via unsplash.com

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