Il faut être productif pour faire les choses correctement et à temps. Alors, comment savez-vous quelles tâches sont essentielles et lesquelles peuvent attendre?

La réponse se trouve dans la matrice Eisenhower.

La matrice a pris son nom après Dwight David Eisenhower.

Eisenhower était un général dans l'armée américaine et le 34e président des États-Unis de 1953 à 1961. En tant que général cinq étoiles et commandant suprême de l'armée américaine, il a rédigé la stratégie d'une invasion alliée de l'Europe. ((Histoire : Dwight D. Eisenhower))

Eisenhower a dû prendre des décisions difficiles à chaque fois sur les tâches à prioriser parmi les nombreuses sur lesquelles il devait se concentrer quotidiennement. Ainsi, il est venu avec la fameuse matrice Eisenhower, ou la matrice de priorisation.

Qu'est-ce que la matrice Eisenhower?

La matrice Eisenhower est une technique d'évaluation de vos tâches en fonction de l'urgence. Il vous aide à connaître les activités critiques et les tâches que vous devez contourner.

Eisenhower a dit à propos de la matrice:

"La plupart des tâches urgentes ne sont pas importantes, et la plupart des tâches importantes ne sont pas urgentes."

Cette citation est devenue la maxime pour Eisenhower dans la gestion de son temps.

Passons maintenant aux détails de la matrice. Il y a quatre quadrants, qui incluent les tâches que vous devez effectuer à chaque instant.

Les quadrants sont:

  • Faire
  • Décider
  • Déléguer
  • Éliminer

Faire

Do est le premier quadrant de la matrice de priorisation, et il intègre des activités importantes. Autrement dit, les tâches dont vous avez besoin pour effectuer de toute urgence – les crises, les délais et les questions qui nécessitent votre attention urgente et sont très pertinentes pour votre mission de vie.

Alors, comment savez-vous quelle tâche tombe dans ce quadrant?

C'est simple!

Commencez par analyser vos priorités, puis déterminez si elles correspondent aux critères «faites-le maintenant». Si la tâche est réalisable en une journée ou en 24 à 48 heures, c'est urgent.

Une autre approche que vous pouvez adopter pour hiérarchiser les tâches dans cette catégorie consiste à adopter le principe «manger la grenouille» de Mark Twain. Ce principe vous recommande de faire les activités les plus urgentes dès votre réveil.

Voici un exemple pratique.

Supposons que vous deviez rédiger une stratégie de contenu et soumettre un rapport à votre responsable. C'est samedi et la date limite de soumission est lundi. Peut-on dire que l'activité est urgente? Absolument!

Décider

Le deuxième quadrant de la matrice de priorisation est Décider. La matrice Eisenhower classe les tâches de cette catégorie comme importantes mais pas si urgentes.

Ce sont des objectifs et des tâches à long terme sans échéance immédiate. Ces tâches pourraient inclure la méditation, la journalisation, l'étude, le temps passé en famille et l'exercice.

Vous pouvez planifier des activités dans ce quadrant pour une autre période. Par exemple, vous devriez faire de l'exercice pour être en bonne santé, mais vous pouvez allouer du temps pour le faire.

Planifiez ces activités de manière à ce qu'elles ne soient pas transférées dans le quadrant "Do" ou "Urgent". Assurez-vous que vous disposez de suffisamment de temps et consacrez-le à leur réalisation.

Déléguer

Le troisième quadrant de la matrice de priorisation est Délégué.

Ces tâches ne sont pas importantes pour vous mais tout à fait urgentes pour les autres. C'est là que le travail d'équipe entre en jeu.

Vous pouvez techniquement effectuer des tâches dans cette catégorie, mais il est logique de les déléguer. La délégation des tâches vous garantira plus de temps pour poursuivre les activités dans vos deux premiers quadrants.

Vous devez également surveiller les tâches que vous avez déléguées. Vous pouvez utiliser le courrier électronique, Skype ou le téléphone pour obtenir des commentaires. Cela ne sera qu'une pure perte de temps si vous n'avez pas de système de suivi pour les tâches déléguées.

Supprimer

Le dernier quadrant met en évidence vos facteurs de productivité. Ce sont des tâches qui ne sont pas importantes pour vos objectifs. La seule façon d'augmenter votre productivité est de les supprimer.

Certains exemples vérifient constamment votre téléphone, regardent des films ou jouent à des jeux vidéo.

Il peut également s'agir de mauvaises habitudes que vous devez identifier et supprimer de votre horaire quotidien et hebdomadaire.

Les gens qui réussissent ont appris à établir des priorités et à s'en tenir à ce qui est important. Ils ont appris à trouver une meilleure personne pour une tâche ou à éliminer des tâches moins importantes.

Prenons deux personnalités inspirantes qui ont conçu leur système de priorisation.

Warren Buffet a développé un modèle de priorisation à deux listes pour déterminer quelle tâche mérite sa meilleure attention. L'essentiel est de contourner les choses qui sont importantes et utiles, mais pas en haut des priorités.

Mark Ford, conseiller en affaires, spécialiste du marketing, millionnaire autodidacte et auteur a conçu sa stratégie:

"Commencez à travailler sur la priorité la plus cruciale, faites une pause, travaillez sur la deuxième tâche la plus importante, faites une pause, puis triez les activités moins importantes et toutes les tâches qu'il a reçues d'autres personnes dans l'après-midi." ((MarkFord: votre guide ultime de productivité pour la nouvelle année))

La stratégie de Mark peut sembler raisonnable et facile, mais certaines personnes ont également conçu leur stratégie de priorisation, tout comme Mark et Warren.

La leçon est simple!

Priorisez, concentrez-vous, répétez.

Comment utiliser la matrice de priorisation lorsque chaque tâche est n ° 1

L'utilisation de la matrice de priorisation peut être délicate si vous débutez, mais en suivant quelques étapes simples, vous pouvez apprendre à l'utiliser de la meilleure façon possible.

1. Énumérez et classez vos priorités

Mettez en surbrillance toutes les tâches que vous devez effectuer en une journée. Ne vous occupez pas de la commande ou du numéro.

Ensuite, classez-les en fonction de l'urgence et de l'importance.

Identifiez toute activité nécessitant une action rapide. Je fais référence à une tâche qui, si vous ne l'achevez pas ce jour-là, pourrait avoir de graves conséquences. Par exemple, si vous ne soumettez pas votre stratégie de contenu, les autres rédacteurs de contenu ne peuvent pas fonctionner. Cela signifie que vous devez vérifier les dépendances prioritaires.

2. Définissez la valeur

L'étape suivante consiste à examiner l'importance et à déterminer laquelle d'entre elles a le plus d'impact sur votre entreprise ou votre organisation. En règle générale, vous pouvez vérifier quelles tâches ont une priorité plus élevée que les autres. Par exemple, vous devez répondre aux exigences du client avant de vous occuper de tout travail interne.

Vous pouvez également estimer la valeur en examinant l'impact de la tâche sur les personnes et les clients de l'organisation. En bref, plus une tâche a d'impact sur les personnes ou l'organisation, plus la priorité est élevée.

3. Sortez la tâche la plus difficile

La procrastination n'est pas un symptôme de paresse, mais l'évitement l'est. La vérité est que vous éviterez généralement les tâches que vous ne voulez pas faire. L'ancien PDG de Goldman Sachs, Lloyd Blankfein, a dit une fois qu'il prendrait la tâche la plus redoutée en arrivant au bureau.

C'est simple!

Supprimez toute tâche que vous redoutez en premier! Brian Tracy a appelé ces tâches les grenouilles que vous devez manger. Cela supprimera la crainte lancinante, qui augmente la pression sur vous lorsque vous remettez à plus tard les tâches nécessaires. ((Entrepreneur.com: First Things First: The 5 Secrets to Prioritization))

4. Sachez ce qui est important pour vous

Tant que vous êtes dans ce cosmos, vous rencontrerez toujours des choix différents qui peuvent être contradictoires avec vos objectifs. Par exemple, une promotion fantastique qui nécessite des déplacements excessifs vous isolera des relations importantes. Si vous n'êtes pas prioritaire, vous pouvez l'accepter, même si votre famille est votre priorité.

Par conséquent, il est logique d'identifier ce qui est important pour vous et de vous préparer à ne pas compromettre ces choses importantes pour un plaisir ou un gain immédiat.

Yogi Berra l'a légendé de cette façon:

"Si vous ne connaissez pas votre destination, vous pourriez vous retrouver ailleurs."

5. Établir un temps régulier «sans travail»

La PDG de YouTube, Susan Wojcicki, a établi une règle pour ne pas vérifier ses e-mails entre 18 h et 21 h. Selon un rapport de CNN Business, elle a été la première femme à demander un congé de maternité lorsque Google vient de commencer. Elle donne la priorité au dîner avec sa famille en dépit d'être le PDG de YouTube ((CNNBusiness: pourquoi le chef de YouTube veut que les parents prennent plus de temps libre)).

Est-il possible de couper du temps pour nos relations et nos intérêts en dehors du travail?

Bien sûr!

C'est pourquoi vous devez définir votre temps «sans travail». Cette approche vous permettra de renouveler vos niveaux d'énergie pour la prochaine tâche. De plus, vous serez le mieux placé pour introspecter car vous n'êtes pas dans votre zone de travail habituelle.

6. Savoir quand s'arrêter

Vous pouvez parfois réaliser tout sur votre liste. Après avoir hiérarchisé votre charge de travail et évalué vos estimations, supprimez les tâches restantes de votre liste de priorités et concentrez-vous sur vos tâches les plus urgentes et les plus importantes.

Conclusion

Il ne suffit pas de réussir au travail. Assurez-vous de consacrer du temps à votre famille et à une relation importante dans votre vie.

Il peut être difficile de commencer et de trouver du temps, mais avec une certaine pratique de l'utilisation de la matrice de priorisation, vous constaterez que vous êtes plus productif et mieux en mesure de partager votre temps entre les choses qui sont importantes pour vous.

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