7 conseils de productivité Google Docs

Pour des centaines de millions d’utilisateurs, Google Docs est utilisé régulièrement, voire constamment. Derrière sa simplicité apparente – il suffit de l’ouvrir et de commencer à taper – il existe de nombreuses fonctionnalités et outils à explorer, dont beaucoup vous aident à adapter l’application à vos besoins et peuvent améliorer votre productivité et votre flux de travail.

Nous avons sélectionné certains de nos favoris, et au moins certains d’entre eux devraient vous aider à en faire plus en moins de temps dans Google Docs.

Dictez votre texte

La dictée de documents ne fonctionne pas pour tout le monde, mais vous pouvez au moins l’essayer dans Google Docs : ouvrez le menu Outils et choisissez Saisie vocale pour commencer. Si vous trouvez cela plus facile, utilisez le raccourci clavier, Ctrl+Maj+S sous Windows ou Cmd+Maj+S dans macOS.

Cliquez sur le microphone qui apparaît à l’écran et commencez à parler. Vous verrez vos mots écrits au fur et à mesure que vous les prononcez, et vous pouvez continuer à taper si vous avez besoin d’apporter des modifications et des clarifications. Cliquez à nouveau sur le bouton du micro pour désactiver le mode dictée.

Vous pouvez faire plus avec votre voix que vous ne le pensez : les commandes telles que « sélectionner un paragraphe » et « aller à la fin de la ligne » sont prises en charge, par exemple. Essayez d’expérimenter différentes commandes de formatage et consultez la liste complète des phrases ici.

Créez rapidement de nouveaux documents

Si vous souhaitez créer rapidement un nouveau document Google Docs, tapez simplement « docs.new » dans la barre d’adresse de votre navigateur et appuyez sur Entrer. Pour rendre le processus encore plus rapide, vous pouvez créer un raccourci sur le bureau ou un signet de navigateur pointant vers le même raccourci de lien hypertexte.

Vous pouvez utiliser la fonction de substitution de différentes manières.

Google via David Nield

Configurez vos propres substitutions

Ouvrez le Outils menu dans Google Docs, sélectionnez Préférencespuis passez à Remplacements: vous verrez une liste de combinaisons de caractères que Google Docs remplacera automatiquement par quelque chose d’autre lorsque vous les saisirez (mise en forme correcte des fractions, par exemple).

Pour créer vos propres substitutions, utilisez simplement le Remplacer et Avec cases en haut de la liste. Vous pouvez également modifier les abonnements existants, supprimer les substitutions à l’aide des croix à droite ou désactiver et activer les substitutions à l’aide des cases à cocher à gauche.

La façon dont vous utilisez les substitutions dépend de vous : remplacez « — » par un véritable tiret cadratin (—), corrigez les fautes d’orthographe que vous faites normalement, saisissez des abréviations courtes qui sont ensuite remplacées par des phrases longues standard ; il y a toutes sortes d’utilisations.

Collaborer sur les e-mails

Google Docs est étroitement lié au client de messagerie de Google, comme vous vous en doutez, et vous pouvez utiliser Docs pour travailler sur les e-mails pour Gmail jusqu’à ce qu’ils soient prêts à partir. Dans Google Docs, sélectionnez Inséreralors Blocs de constructionpuis sélectionnez Brouillon d’e-mail pour commencer.

Vous êtes capable de @-mention personnes pour remplir les adresses e-mail, et l’e-mail peut être écrit dans le champ de texte principal – lorsque vous êtes prêt à l’envoyer à Gmail, cliquez sur l’icône d’e-mail bleue juste à gauche dans Google Docs et un nouveau brouillon Gmail apparaîtra À l’écran.

Modifier les polices et la mise en page

Vous n’avez pas à vous contenter de l’apparence par défaut de Gmail : configurez les options de mise en page et de formatage du texte afin qu’elles fonctionnent le mieux pour vous. Les polices peuvent en faire partie, et en haut de la liste déroulante des polices, vous pouvez sélectionner Ajouter des polices pour en importer de nouveaux.

Il existe plusieurs autres options en plus des polices, comme la liste déroulante de zoom sur la barre d’outils. Pendant ce temps, si vous ouvrez le Dossier menu et choix Mise en page vous avez la possibilité de passer à un Sans page vue, qui ressemble à un long document, sans saut de page.