Tout le monde a entendu le terme productivité, et les gens en parlent en termes de son niveau et de la manière de l’améliorer. Mais moins savent comment mesurer la productivité, ou même de quoi nous parlons exactement lorsque nous utilisons le terme «productivité».
Dans sa forme la plus simple, la formule de productivité ressemble à ceci: Sortie ÷ Entrée = Productivité.
Par exemple, vous avez deux commerciaux qui passent chacun 10 appels aux clients par semaine. Le premier produit en moyenne 2 ventes par semaine et le second en moyenne 3 ventes par semaine. En ajoutant les chiffres, nous obtenons les niveaux de productivité suivants pour chaque vendeur.
Pour le vendeur un, la sortie est 2 ventes et l’entrée est 10 ventes: 2 ÷ 10 = .2 ou 20% productivité. Pour le vendeur deux, la sortie est de 3 ventes et l’entrée est de 10 ventes: 3 ÷ 10 = .3 ou 30% productivité.
Savoir mesurer et interpréter la productivité est un atout inestimable pour tout gestionnaire ou propriétaire d’entreprise dans le monde d’aujourd’hui. À titre d’exemple, dans le scénario ci-dessus, le vendeur n ° 1 ne fait clairement pas aussi bien que le vendeur n ° 2.
Connaissant ces informations, nous pouvons maintenant mieux déterminer la marche à suivre avec le vendeur n ° 1.
Certains résultats possibles pourraient être d’exiger davantage de formation en interne pour ce vendeur, ou de le faire accompagner le vendeur le plus productif pour apprendre une meilleure technique. Il se peut que le vendeur n ° 1 ne soit tout simplement pas adapté à la vente et fasse un meilleur travail dans un poste différent.
Comment mesurer la productivité avec des techniques de gestion
Savoir mesurer la productivité vous permet d’affiner votre activité en minimisant les coûts et en maximisant les profits:
1. Identifier les objectifs à long et à court terme
Avoir une bonne compréhension de vos objectifs (ou de ceux de votre entreprise) est essentiel pour mesurer la productivité.
Par exemple, si l’objectif de votre entreprise est de maximiser sa part de marché, vous voudrez mesurer la productivité de votre équipe par sa capacité à acquérir de nouveaux clients, pas nécessairement sur les ventes réelles réalisées.
2. Décomposer les objectifs en objectifs hebdomadaires plus petits
Votre objectif à long terme pourrait être d’attirer 1 000 nouveaux clients en un an. Cela va faire 20 nouveaux clients par semaine. Si vous avez 5 personnes dans votre équipe, chacun doit attirer 4 nouveaux clients par semaine.
Maintenant que vous l’avez décomposé, vous pouvez suivre la productivité de chaque personne semaine par semaine simplement en branchant les chiffres:
Productivité = nombre de nouveaux clients ÷ nombre d’appels commerciaux effectués
3. Créez un système
Avez-vous déjà remarqué que chaque fois que vous entrez dans un McDonald’s, la machine à frire est toujours à votre gauche?
C’est parce que McDonald’s a créé un système. Ils ont déterminé que le moyen le plus efficace d’installer une cuisine est de toujours avoir la machine à frire sur la gauche lorsque vous entrez.
Vous pouvez faire la même chose et simplement l’adapter à votre entreprise.
Disons que vous savez que vos vendeurs les plus productifs réalisent le plus de ventes entre 15 h et 19 h. Si les autres vendeurs travaillent de 9 h à 16 h, vous pouvez potentiellement augmenter la productivité grâce à quelque chose d’aussi simple que d’ajuster la journée de travail.
Savoir mesurer la productivité vous permet de configurer, de surveiller et d’ajuster les systèmes pour maximiser la production.
4. Évaluez, évaluez, évaluez!
Nous avons déjà évoqué l’utilisation de ces chiffres de productivité pour évaluer et surveiller vos employés, mais n’oubliez pas de vous évaluer en utilisant ces mêmes mesures.
Si vous avez mis en place un système pour suivre et mesurer les performances des employés, mais que vous n’atteignez toujours pas les objectifs, il est peut-être temps d’examiner votre style de gestion. Après tout, votre gestion est une grande partie du côté d’entrée de notre équation.
Êtes-vous plutôt un gestionnaire de type carotte ou bâton? Peut-être que vous pouvez essayer d’être plus du type opposé pour voir si cela change la productivité. Gérez-vous vos employés en groupe? Peut-être qu’une approche plus individuelle serait une meilleure façon d’utiliser les forces et les faiblesses de chaque individu.
N’oubliez pas que vous et votre style de gestion contribuez directement à la productivité de vos employés.
5. Utilisez une échelle de notation
Avoir des objectifs clairs et concis pour les employés individuels est un élément crucial de toute tentative d’augmenter la productivité sur le lieu de travail. Une fois que vous avez défini les buts ou les objectifs, il est important que vos employés reçoivent régulièrement des commentaires sur leurs progrès.
L’utilisation d’une échelle de notation est un bon moyen de fournir une représentation visuelle standardisée des progrès. Utiliser une échelle de 1 à 5 ou 1 à 10 est un bon moyen de donner une rétroaction claire et concise sur une base individuelle.
C’est également un bon moyen de suivre les progrès et la croissance à long terme dans les domaines qui doivent être améliorés.
6. Embaucher des «acheteurs mystères»
Ceci est particulièrement utile dans les opérations de vente au détail où le service client est essentiel. Un client mystère peut donner des commentaires en fonction de ce qu’un client typique est susceptible de vivre.
Vous pouvez embaucher votre propre acheteur ou il existe des entreprises qui les fourniront pour vous. Quel que soit l’itinéraire choisi, il est important que les clients mystères disposent d’une liste de contrôle standardisée pour leur évaluation.
Vous pouvez demander des évaluations pour la convivialité de vos employés, le temps qu’il a fallu pour accueillir l’acheteur, les connaissances des employés sur les produits ou services et à peu près tout ce qui est important pour une opération de vente au détail.
7. Formulaires de commentaires sur les offres
L’utilisation d’un formulaire de commentaires est un excellent moyen d’obtenir une contribution directe des clients existants. Il y a juste quelques points à garder à l’esprit lors de l’utilisation des formulaires de rétroaction.
Tout d’abord, gardez le formulaire court, 2-3 questions maximum avec un espace pour tout commentaire supplémentaire. Demander aux gens de remplir un long formulaire avec de nombreuses questions réduira considérablement la quantité d’informations que vous recevez.
Deuxièmement, sachez que les clients sont beaucoup plus susceptibles de soumettre des formulaires de commentaires lorsqu’ils ne sont pas satisfaits ou ont une plainte que lorsqu’ils sont satisfaits.
Vous pouvez compenser cette tendance en demandant à chacun de répondre à l’enquête à la fin de son interaction. Cela augmentera la conformité et vous offrira une plus large gamme d’expériences client, ce qui vous aidera à apprendre à mesurer la productivité.
8. Suivi de la rentabilité
C’est une excellente mesure à avoir, surtout si vos employés ont une certaine discrétion sur leurs budgets. Vous pouvez suivre combien chaque personne dépense et comment elle le dépense par rapport à sa productivité.
Encore une fois, celui-ci est facile à brancher dans l’équation: Productivité = montant d’argent apporté ÷ montant d’argent dépensé.
Disposer de ces informations est très utile pour prévoir les dépenses et estimer les budgets.
9. Utiliser les auto-évaluations
Demander à votre personnel de faire des auto-évaluations peut être gagnant-gagnant pour tout le monde. Des études ont montré que lorsque les employés se sentent impliqués et que leur contribution est prise au sérieux, le moral s’améliore. Et comme nous le savons tous, un moral élevé des employés se traduit par une productivité accrue.
L’utilisation d’auto-évaluations est également un bon moyen de s’assurer que les objectifs des employés et des employeurs sont alignés.
10. Surveiller la gestion du temps
C’est le tueur numéro un de la productivité sur le lieu de travail. Le temps passé à naviguer sur Internet, à jouer à des jeux, à consulter ses e-mails et à passer des appels personnels contribue à réduire la productivité.
L’astuce consiste à limiter ces activités sans devenir autoritaire et nuire au moral. Des études ont montré que la plupart des gens adhéreront à des règles qu’ils jugent équitables et appliquées à tous de la même manière.
Si, idéalement, nous pouvons penser qu’aucune de ces activités ne devrait être effectuée pendant les heures de travail de l’entreprise, les employés auront presque certainement une opinion différente. Du point de vue de la productivité, il est préférable d’avoir des politiques et des règles considérées comme équitables pour les deux parties lorsque vous apprenez à mesurer la productivité.
11. Analyser l’acquisition de nouveaux clients
Nous avons tous entendu la phrase suivante: «Il est plus coûteux d’obtenir un nouveau client que de conserver un client existant.» Et bien que cela soit très vrai, pour que votre entreprise continue de croître, vous devrez continuellement ajouter de nouveaux clients.
Savoir comment mesurer la productivité via l’acquisition de nouveaux clients vous assurera que vos dollars de marketing sont dépensés de la manière la plus efficace possible. Il s’agit d’une autre métrique facile à intégrer à la formule: Productivité = nombre de nouveaux clients ÷ montant d’argent dépensé pour acquérir ces clients.
Par exemple, si vous exécutez n’importe quel type de campagne publicitaire, vous pouvez comparer les résultats et baser vos dépenses futures en conséquence.
Supposons que votre budget publicitaire total soit de 3 000 $. Vous investissez 2 000 $ dans des publicités télévisées, 700 $ dans des publicités radiophoniques et 300 $ dans des publicités imprimées. Lorsque vous suivez les résultats, vous constatez que votre publicité télévisée a produit 50 nouveaux clients, votre publicité radio a produit 15 nouveaux clients et votre publicité imprimée a produit 9 nouveaux clients.
Branchez ces chiffres dans notre équation. La télévision a produit 50 nouveaux clients au coût de 2 000 $ (50 ÷ 2 000 = 0,025, soit un taux de productivité de 2,5%). Les annonces radiophoniques ont produit 15 nouveaux clients et coûtent 700 $ (15 ÷ 700 = 0,022, soit un taux de productivité de 2,2%). Les publicités imprimées ont attiré 9 nouveaux clients et coûtent 300 $ (9 ÷ 300 = 0,03, soit un retour sur la productivité de 3%).
À partir de cette analyse, il est clair que vous obtiendrez le meilleur rendement pour votre investissement publicitaire en utilisant des publicités imprimées.
12. Utiliser les commentaires des pairs
Ceci est particulièrement utile lorsque les personnes qui travaillent en équipe ou en groupe. Bien que les auto-évaluations puissent être très utiles, la personne moyenne est notoirement mauvaise pour évaluer ses propres capacités.
Il suffit de demander à une salle pleine de personnes combien se considèrent comme un conducteur supérieur à la moyenne et vous verrez 70% des mains se lever! Maintenant, nous savons clairement qu’en réalité environ 25% des conducteurs sont en dessous de la moyenne, 25% sont au-dessus de la moyenne et 50% sont dans la moyenne.
Est-ce que tous ces gens mentent? Non, ils n’ont tout simplement pas une évaluation précise de leurs propres capacités.
C’est la même chose sur le lieu de travail. L’utilisation de la rétroaction des pairs fournira souvent une évaluation plus précise des capacités d’une personne qu’une auto-évaluation.
13. Encouragez l’innovation et ne pénalisez pas l’échec
En matière de productivité, encourager la contribution des employés et adopter leurs idées peut être un excellent moyen de stimuler la productivité. Assurez-vous simplement que les changements que vous adoptez se traduisent par une productivité accrue.
Disons que quelqu’un vient vous demander un budget de divertissement afin de pouvoir emmener des clients potentiels jouer au golf ou dîner. En utilisant des mesures de productivité simples, vous pouvez facilement produire une analyse coûts-avantages et soit étendre le programme au reste de l’équipe de vente, soit y mettre fin complètement.
Quoi qu’il en soit, vous avez acquis de précieuses connaissances et remonté le moral en incluant les employés dans le processus de prise de décision.
14. Utiliser un évaluateur externe
Le recours à un évaluateur externe est le summum des évaluations objectives. Les entreprises qui fournissent des évaluations professionnelles utilisent un personnel hautement qualifié qui se spécialise même dans des secteurs spécifiques.
Ils concevront une analyse complète du niveau de productivité de votre entreprise. Dans leur rapport final, ils proposeront des suggestions et des recommandations sur la manière d’améliorer la productivité.
Si les avantages d’une évaluation professionnelle sont nombreux, leurs coûts les rendent prohibitifs pour la plupart des entreprises.
Dernières pensées
Ce ne sont là que quelques-unes des choses que vous pouvez faire lorsque vous apprenez à mesurer la productivité. Certains peuvent fonctionner pour votre situation particulière, d’autres non.
La chose la plus importante à retenir lorsque vous décidez comment suivre la productivité est de choisir une méthode cohérente avec vos objectifs. Une fois que vous avez décidé de cela, il ne vous reste plus qu’à surveiller en permanence vos progrès, à faire des ajustements mineurs et à analyser les résultats de ces ajustements.
Le monde des affaires évolue rapidement et le fait de disposer des bons outils pour suivre et surveiller votre productivité peut vous donner l’avantage sur vos concurrents.
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